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Sistematizzare il tuo business è, innanzitutto, un atteggiamento mentale


Se c’è un desiderio che accomuna la maggior parte degli imprenditori è avere un’impresa che funzioni “da sola”.

Un’impresa in cui ognuno sa qual è il suo ruolo e come svolgerlo, in cui tutto procede liscio anche quando il titolare non c’è, in cui l’acquisizione dei contatti e le vendite arrivano grazie a sistemi automatici.

Questa impresa non è un’utopia.
Questa impresa può esistere. E  in questo articolo ti dirò da dove partire per realizzarla.

La parola d’ordine è “sistematizzazione”,
un concetto molto illuminante di cui parlo da molti anni nei percorsi avanzati Intraprenditori e che oggi voglio condividere con te.

Cosa significa sistematizzare il business?

Significa organizzare risorse e processi in modo che siano in grado di produrre i risultati che desideri in maniera PAC (Prevedibile, Affidabile e Costante nel tempo). E di farlo anche senza di te.

Per prima cosa va detto che ci sono essenzialmente 5 livelli in cui può trovarsi un business.

LIVELLO 1 – START-UP.
È il livello in cui l’attività non è ancora avviata oppure è partita da poco.
L’obiettivo è partire con il piede giusto, ma non è ancora chiaro quali siano i fattori critici sui quali far leva per il successo.

LIVELLO 2 – AUTOIMPIEGO.
È  il livello in cui l’imprenditore non riesce ancora a vedersi come tale, ma piuttosto percepisce se stesso come un artigiano, un libero professionista, un commerciante.
Sei in questo livello se hai creato un’impresa per garantirti maggiore soddisfazione economica, libertà e tempo libero rispetto a quelli che ti avrebbe potuto dare un lavoro subordinato, ma di fatto ti sei trovato nella condizione opposta: ti senti sempre più imprigionato nel tuo stesso business e non riesci a godere di vere giornate “Vacanza“.

LIVELLO 3 – TUTTO INTORNO A TE.
È il livello in cui l’imprenditore ha creato un business che funziona abbastanza bene, nel quale però, purtroppo, tutto ruota intorno a lui.
Sei in questo livello se percepisci di essere ancora il perno sul quale tutta l’attività si regge.
Questa forte dipendenza dalla tua presenza, si riflette non solo sulla capacità del business di ottenere maggiori risultati, ma anche su di te come persona: senti di non poterti assentare e non poterti concedere nemmeno una vacanza e questo genera grande frustrazione e stress.

LIVELLO 4 –  DELEGA.
È il livello in cui l’imprenditore ha creato un business che funziona anche senza il proprio apporto operativo.
In questo livello l’imprenditore inizia a fare sul serio… l’imprenditore.
Sceglie le persone giuste, conosce i numeri da monitorare ed è in grado di liberare tempo da poter dedicare ad altri interessi personali o professionali (è qui che nascono gli “imprenditori seriali”).
A questo livello la criticità è rappresentata dal modello di business che può avere dei limiti che non consentono di fare crescere l’attività oltre certi livelli (come, ad esempio, i limiti legati all’Area D’Azione in cui opera) e in natura, tutto ciò che non cresce inizia a decrescere.

LIVELLO 5 – 10X.
É il livello in cui il business supera i limiti a cui era costretto dal precedente modello di business e si espande in maniera esponenziale.
Non tutte le imprese raggiungono questo livello poichè farlo richiede di avere la capacità di effettuare un vero cambio di paradigma (come, ad esempio, un business locale che rompe i confini geografici della propria ADA “per clonazione”, attraverso la nascita di nuove filiali gestite in maniera diretta oppure affidate ad altri imprenditori con la formula del franchising).

In base a questa suddivisione potresti essere indotto a pensare che la sistematizzazione riguardi solo i livelli 4 e 5, quelli in cui l’imprenditore, superate le fasi più “critiche”, si dedica a far crescere e sviluppare il proprio business, e che fino ad allora non sei tenuto ad occupartene.

SBAGLIATO!

In realtà in questo articolo ti dimostrerò che è vero il contrario, ossia che ragionare sin da subito nell’ottica della sistematizzazione ti consente proprio di portare il tuo business ai livelli più alti.

Infatti, la sistematizzazione è innanzitutto un atteggiamento mentale dal quale puoi trarre enorme giovamento anche laddove in questo momento tu stessi lavorando da solo o con pochi collaboratori: anzi è sicuramente propedeutica per portare il tuo business al livello successivo.

Il primo passo è entrare nell’ottica che devi far funzionare il tuo business come un Sistema o meglio come un sistema ottimizzato nel quale tutti gli ingranaggi funzionano alla perfezione perché sono ben oleati.

In realtà tutte le imprese (e quindi anche la tua) sono già un sistema, ossia possiedono delle risorse (persone, macchine, strumenti) che, combinate con dei processi, producono risultati.

In questa equazione da una parte c’è il risultato e dall’altra parte ci sono le risorse combinate con le azioni (i processi).

RISORSE + PROCESSI = RISULTATI.

Spesso da imprenditori poniamo il nostro focus sul risultato, cominciamo a pensare fortemente a cosa vogliamo ottenere, speriamo che qualcosa cambi da sola, ma in realtà la parte dell’equazione che dovrebbe interessarci è quella delle componenti “Risorse” e “Processi”.

La domanda da farti davanti ad ogni risultato negativo o positivo è:
“Qual è l’altra parte dell’equazione? Quali sono le risorse e i processi che, combinati più o meno consapevolmente, hanno prodotto questo risultato?”.

Siamo in un mondo meccanicistico nel quale tutte le cose sono frutto delle azioni che le hanno precedute. Imparare a ragionare in questo modo ti aiuta a mettere a fuoco i principi di causa-effetto che regolano il tuo business.

Faccio un esempio per essere più chiaro.

Mettiamo che si verifichi un problema con un cliente. Tu cerchi di capire cosa è successo, cosa lo ha causato, e ti sforzi di trovare una soluzione.
Alla fine il problema è risolto.
Ma cosa è successo? Ponendo il focus sul risultato (eliminare il problema) hai spento un incendio che rischiava di divampare, ma cosa ti assicura che non scoppi di nuovo?

Da imprenditore dovresti allenarti a prevenire gli incendi, ad evitare che un certo problema si ripeta nuovamente e soprattutto devi chiederti quali siano state le componenti che, miscelate tra di loro, hanno generato quel problema.

È lì che deve stare il tuo focus! Viceversa eliminare, di volta in volta, il problema contingente ti fa sprecare solo risorse e tempo.

Capisco che fare questo per ogni area dei business non sia semplice.
Ma voglio darti una buona notizia: non devi inventare la ruota da zero!

Il tuo business è già un insieme di sistemi, sistemi che forse oggi non sono perfetti, ma che in qualche modo funzionano.
Non devi creare nulla di nuovo, quindi, ma “semplicemente” lavorare per ottimizzare i sistemi già esistenti.

Da dove iniziare?
Sicuramente dai 5 Pilastri che reggono il tuo business: Marketing, Vendite, Produzione, Amministrazione, Personale (se vuoi approfondire, leggi quest’altro articolo)

Non puoi trascurare neanche uno di essi perché, appunto, la tua impresa è un sistema e per funzionare ha bisogno che tutti i sottosistemi che lo compongono funzionino al meglio, come ingranaggi di un meccanismo ben oliato.

A questo punto solitamente gli imprenditori mi domandano spaventati:
“Come faccio a sistematizzare ogni area del business? Mi dovrei rinchiudere in ufficio per 3 mesi e questo non è possibile!”

In effetti non è possibile, e per fortuna non è neanche necessario.

Non ti chiedo di metterti a tavolino e creare i tuoi sistemi da zero, piuttosto ogni volta che si verifica un problema, crea la procedura che permetta di non farlo verificare una seconda volta; in maniera analoga ogni volta che ottieni un risultato positivo, metti nero su bianco gli elementi che hanno portato a quel risultato positivo.

I sistemi in questo modo si creeranno da soli giorno dopo giorno.

[Per la creazione delle procedure, fai riferimento al mio libro “UP! – Porta il tuo business al livello successivo” in cui trovi il metodo in 5 passi per creare una procedura e i 3 documenti chiave che devi padroneggiare per sistematizzare il tuo business (il Manuale delle Procedure Operative è solo uno di essi)]

Voglio farti un esempio di sistematizzazione applicato all’ambito “personale”.

Prima o poi anche al collaboratore più affidabile succede di commettere un errore: un ordine sbagliato, un cliente scontento, una svista che ha prodotto la perdita di una vendita ecc.

L’errore non è il male assoluto. Anzi, come dico spesso, l’errore è salvifico perché fa emergere qualcosa che non sta funzionando e ti offre l’opportunità di migliorarla!

Tutti i processi di innovazione partono da errori. Il problema, quindi, non è l’errore ma l’errore ripetuto.

In un’ottica di sistematizzazione lo stesso errore non deve essere mai ripetuto due volte, altrimenti tu imprenditore sarai sempre come il pompiere che deve accorrere a spegnere l’incendio che qualcun altro (o alcune volte tu stesso) ha provocato.

Innanzitutto va individuato qual è il problema e cosa lo ha generato.
In questo processo lo scopo non è cercare la persona da incolpare ma il sistema da migliorare.

Se ci pensi è una rivoluzione copernicana nel modo di gestire l’attività aziendale: quante volte di fronte a una qualsiasi problematica, in qualsiasi gruppo di lavoro, si passa il tempo ad andare a caccia di colpevoli, innescando un vortice di scaricabarile senza fine?

Tu, invece, sposta la tua attenzione su qualcosa di più utile. Dinanzi a un errore chiediti: “Come possiamo fare in modo che non sia più ripetuto? Qual è il sistema che dobbiamo andare a migliorare?”

Dopo aver individuato la risposta a queste domande, chiedi al collaboratore che ha sbagliato oppure ad un altro collaboratore addetto a questa attività di scrivere la procedura che permetterà in futuro di non ripetere più quell’errore.

Occorre inserire degli ulteriori livelli di controllo?
Occorre fare in modo che due aree aziendali o due soggetti comunichino di più?
Occorre migliorare la comunicazione nei confronti dei clienti?
Ogni errore avrà la sua specifica soluzione, che troverà posto in una procedura che illustra per filo e per segno il nuovo modo di svolgere l’attività affinché produca il risultato (positivo) desiderato.

Durante la MasterClass Intraprenditori UP emerge quasi sempre la necessità per gli imprenditori di lavorare sulla sistematizzazione del business ed in particolare sulla creazione di procedure per il personale. Alcuni imprenditori, addirittura, si iscrivono proprio per lavorare su questo!
Uno dei problemi che lamentano più spesso, infatti, è legato a collaboratori eccessivamente dipendenti dalla loro presenza, che non sono autonomi nello svolgimento del loro lavoro, che commettono sempre gli stessi errori ecc.

Questo fa sì che l’imprenditore si senta in obbligo di prendere su di sé parte del lavoro o di essere sempre presente per sopperire alle loro mancanze. Non è certo questa la logica con cui dovrebbe funzionare un’azienda!

Come sarebbe, invece, se ogni componente del tuo team sapesse esattamente come svolgere il suo ruolo? Se fosse completamente autonomo perché ogni dubbio che ha trova risposta in un’apposita procedura? E come sarebbe se il risultato di ogni sua attività fosse quello desiderato?

Probabilmente ne guadagneresti in termini di tempo, di serenità ma anche di libertà; se oggi sacrifichi parte del tempo riservato alla tua vita privata per essere il più possibile presente in azienda, quando adotti una logica di sistematizzazione non hai più bisogno di farlo, perché vedi gli ingranaggi della tua azienda intersecarsi perfettamente e questo ti dà la tranquillità di dedicarti anche ad altro.

Nell’esempio abbiamo parlato di personale, ma, come detto prima, la sistematizzazione va estesa a tutti i sistemi che compongono l’azienda.
Allora immagina i benefici moltiplicati che avresti se ogni comparto (produzione, amministrazione, vendite, personale, marketing) fosse in grado di produrre risultati Prevedibili, Affidabili e Costanti senza dipendere dalla tua costante presenza e controllo!

La sistematizzazione è una logica che è ancora poco familiare nelle imprese italiane ma che può veramente fare la differenza nel far funzionare in maniera ben oliata la tua azienda.

Ricordalo sempre: il tuo lavoro di imprenditore non è quello di fare il pompiere. Il tuo lavoro è prevenire gli incendi.

Allora dimmi: quale sarà la prima azione che farai nell’ottica della sistematizzazione aziendale? Rispondimi nei commenti.

La creazione di sistemi che producano risultati in maniera Prevedibile; Affidabile e Costante nel tempo è uno degli aspetti più importanti sui quali supportiamo gli imprenditori che si iscrivono alla Master Class Intraprenditori UP.

Se vuoi lavorare anche tu assieme a me e ad al mio Team per portare il tuo business al livello successivo, scopri i dettagli sulla Master Class Intraprenditori UP e candidati alla prossima edizione in programma:

Andrea Lagravinese

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2 COMMENTI

  1. Caro Andrea quello che descrivi lo condivido in azienda dal 2008. Creando regole dopo ogni errore. La mia domanda secca ma per un attività come la mia, centro medico polispecialistico con 14 specialisti in consulenza a chiamata a seconda delle richieste. L odontoiatria sono io,il chirurgo specialista sono io( abbiamo una sala operatoria autorizzata x chirurgia ambulatoriale), lo specialista in chirurgia mediata da LASER sono io, ( ho i titoli in regola..) come si fa a DELEGARE ad altre persone seppur selezionate dei rapporti tra paziente e medico basati sulla stima da fiducia personali? Costruire un “low cost” oggi vuol dire cambiare clientela e rivolgersi ad un target molto ignorante che sceglie solo in base al costo e non rileva professionalità accontentandosi delle cure di un chiunque anche giovanissimo che lo usi come esperienza. Scusa se ho fatto questa premessa ma la mia difficoltà consiste proprio nel comprendere COME DELEGARE in ambito medico in una struttura come la mia dove io solo copro tre differenti figure che se esistessero fisicamente tutte e tre necessiterebbero di tre stipendi (per medici specialisti) che non mi potrei permettere…….
    Grazie e scusami la lungaggine.
    Antonio Gragnaniello

    • Ciao Antonio,

      innanzitutto, concordo con te, la soluzione non può e non deve essere una clinica “low cost”.
      Tutt’altro! Piuttosto devi comprendere come poter incrementare il Valore (reale e percepito) che il tuo centro offre in modo da poter richiedere prezzi via via crescenti.

      Per quel che riguarda la delega delle attività mediche, voglio condividere con te 2 considerazioni:

      La prima è che il rapporto di fiducia tra paziente e medico resisterebbe in ogni caso anche se materialmente non fossi tu ad eseguire ogni intervento. Saresti sempre tu, infatti, il titolare del centro, il volto del Brand e chiunque intervenga nella tua struttura lo farebbe in quanto membro della tua equipe, da te personalmente selezionato e formato (questa dinamica funziona quotidianamente in tanti altri centri medici).

      La seconda considerazione è che non esiste solo un tipo di collaborazione con il team.
      Anzi, io ti suggerisco, almeno all’inizio, di gestire il personale medico come costo variabile, ossia di stabilire un compenso per ogni intervento effettuato dai medici della tua equipe, senza avere la necessità di trasformare queste collaborazioni in costi fissi (ossia assumendo queste persone).

      A tal proposito è forse opportuno evidenziare che tu dovresti ricevere remunerazioni diverse per le attività che svolgi all’interno del centro (quella di medico, quella di amministratore e direttore della struttura, ecc.) e per il fatto di essere il proprietario del business. In altri termini già oggi dovresti attribuire un corrispettivo economico ad ogni tuo intervento medico (remunerazione che non ha nulla a che vedere con l’eventuale utile d’impresa che il tuo business è in grado di generare). In questo modo se “domani” questo stesso intervento lo delegherai ad un altro medico, l’operazione non avrà una maggiore incidenza economica nei profitti del tuo business.

      Spero di essere stato chiaro.

      Se vuoi approfondire, richiedi la Consulenza Strategica gratuita da questa pagina: https://www.intraprenditori.com/candidatura/

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