Con la sosta forzata in casa, l’emergenza sanitaria ha imposto a moltissimi imprenditori di rivedere l’organizzazione della propria attività lavorativa e quella del proprio team.

Questo articolo ha l’obiettivo di supportare l’imprenditore nella gestione di questa nuova realtà organizzativa, attraverso la creazione o l’ottimizzazione di alcuni “sistemi” che lo mettano nella condizione di lavorare meglio e di aiutare i propri collaboratori a fare altrettanto (se ognuno lavora meglio, l’intero team lavora meglio).

Guarda il video qui sotto oppure leggi la versione “solo testo”

Per sua natura ogni emergenza fa “emergere” qualcosa.

A livello mondiale ci siamo trovati a fare i conti con un enorme problema sanitario e con altre sfide ad esso correlate  (ne ho parlato nell’articolo “Salto nel futuro: come cambierà il tuo settore dopo il Covid-19?”).

Questa calamità, tuttavia, non si è fermata qui e ha fatto emergere, per te che sei imprenditore, anche tutta una serie di criticità presenti nel tuo business.

Come un crash test, la crisi ha impattato con violenza sul tuo business e ha fatto emergere tutti gli aspetti della tua impresa sui quali lavorare per migliorarne la solidità.

Probabilmente tra questi aspetti c’è anche l’organizzazione del tuo team.

Capita spesso che un imprenditore si accontenti di sapere che ogni persona è al suo posto, che prende servizio all’ora X e che sembra impegnata tutto il giorno, senza entrare troppo nel merito di quali siano i risultati prodotti.

Con lo spostamento dell’attività lavorativa in casa, questa apparente tranquillità è stata messa a dura prova. La mancanza di controllo sulla “presenza” alimenta nell’imprenditore dubbi e toglie serenità.

Tuttavia, come dicevo prima, questo nuovo scenario sta soltanto facendo emergere difficoltà che, in realtà, esistevano già prima.

Quando si parla di team si dice spesso “prima CHI, poi COSA” (è un’espressione resa celebre da Jim Collins nel suo libro “O meglio o niente” ) per mettere in evidenza che la priorità in ogni team deve essere quella di capire se all’interno della squadra ci sono le persone giuste e, solo dopo, cercare di capire cosa queste persone devono fare.

Tuttavia in questo articolo non parliamo di CHI e non parliamo neanche di COSA.
Ciò che, infatti, le persone sono chiamate a fare varia di attività in attività.

Dal punto di vista dell’organizzazione del lavoro, ci sono alcune attività che non sono state toccate più di tanto da questa emergenza, magari perché erano già organizzate nel lavorare da remoto.

Altre impiegate nel mondo dei “servizi”, come il mio team, avevano già creato alcuni sistemi in grado di sostenere il lavoro a distanza e hanno vissuto questa transizione in una maniera un po’ più semplice.

Ci sono, invece, aziende (penso a chi lavora nella produzione, nel manifatturiero, nel commercio o nell’artigianato) per le quali l’idea di “lavoro da casa”, a prima vista, può sembrare difficile da realizzare.

In realtà, avendo tanti clienti in questi settori, posso assicurarti che si può fare, l’importante è trovare il modo di farlo, magari approfittando per coinvolgere le persone in quelle attività (marketing in primis) che normalmente, presi del vortice della quotidianità, si fatica a fare nel tradizionale posto di lavoro (ovviamente, questo, solo dopo aver deciso che le persone devono essere operative e che non usufruirete di ammortizzatori come la “cassa integrazione”).

Alla luce di queste considerazioni, ripeto, in questo articolo non ti parlo né di CHI né di COSA, ma di COME.

“Come gestire il lavoro da casa in modo che si riveli produttivo e che non sia fonte di stress?”

Ritengo, infatti, che sia importante per l’imprenditore, oltre a fare in modo che l’azienda funzioni e produca profitti, fare in modo che il proprio lavoro sia in grado di garantire a se stesso e ad ognuno dei suoi collaboratori serenità.

Bene, dopo questa lunga premessa, voglio dirti ancora due cose prima di entrare nel vivo dell’argomento.

A) Come faccio a parlarti di tutto questo?

Come per tutte le cose di cui parlo, lo faccio mettendo insieme la mia esperienza personale, tratta dalla gestione dei miei team di lavoro, e quella riflessa, tratta da quello che fanno i miei clienti, quello che fanno tanti amici imprenditori e anche quello che imparo dallo studio costante su questi temi.

Per quello che concerne l’esperienza diretta, noi abbiamo una sorta di “quartier generale” normalmente frequentato solo da un piccolo gruppetto di persone, 4 per l’esattezza, che rappresenta il cuore pulsante di Intraprenditori. Tra l’altro, alcuni tra questi hanno anche la possibilità di lavorare da casa alcuni giorni. Altri collaboratori (tecnici, coach, commerciali) sono sparsi in tutta Italia e non vengono mai in ufficio. Questa organizzazione ci ha messo nella condizione di dover costruire, già prima di questa emergenza, sistemi in grado di sostenere lo “smart working”.

Inoltre, a livello personale, da quando sono stato costretto a lavorare da casa, sto vivendo alcuni dei giorni più produttivi, ispirati e focalizzati della mia vita lavorativa e in questo articolo intendo condividere con te come ci sto riuscendo.

B) L’errore di superficialità che non devi commettere

Quando si condividono informazioni si corre il rischio che non tutte siano adeguate a tutte le persone che le ricevono. La raccomandazione che voglio farti è quella di non affrontare con superficialità quello che ti dico: anche laddove dovessi incontrare qualcosa che, secondo te, non si sposa perfettamente con la tua situazione, non commettere l’errore di inficiare tutta l’informazione.

“Nel mio caso non si può fare” è uno degli alibi preferiti da molti imprenditori. Io ho il dovere di metterti in guardia da questo errore di superficialità perché può farti precludere importanti opportunità.

Pertanto, ti consiglio di leggere con mente aperta questo articolo e, se ti serve, di farmi domande su come poterlo applicare al tuo caso specifico. Anziché dirti “nel mio caso non si può fare”, prova a chiederti “come posso applicare questo nel mio caso?”.

Questo è esattamente il lavoro che facciamo noi di Intraprenditori.
Le informazioni le regaliamo, consapevoli della loro importanza, ma sappiamo che rappresentano solo il primo passo! La parte difficile, sulla quale si concentra il nostro lavoro, è aiutare il singolo imprenditore a calare quelle informazioni nella sua realtà specifica.

“Non saliamo al livello dei nostri obiettivi, cadiamo al livello dei nostri sistemi”
(James Clear dal libro “Atomic Habits”, “Piccole abitudini per grandi cambiamenti”)

In questo articolo lavoriamo su due livelli di sistemi, quelli più personali legati all’operatività del singolo individuo e quelli legati alla produttività dell’intera organizzazione.

Come suggerisce Clear nella citazione che ti ho riportato sopra:

Non sono gli obiettivi che ti poni, per quanto importanti, a determinare i risultati che ottieni. Quello che determina realmente il livello dei tuoi risultati sono i sistemi che sei in grado di costruire.

Cos’è un “sistema”?

Ecco la mia definizione: un sistema è un insieme di risorse (persone, macchine, strumenti) che combinate, attraverso dei processi, sono in grado di produrre dei risultati.

L’equazione è: RISORSE + PROCESSI = RISULTATI.

“Lavorare da casa” è un sistema composto da altri sistemi. Iniziamo ad individuare questi sistemi in modo che tu possa crearli, verificarli o calibrarli.

I sistemi personali

Ricorda che questi sistemi sono utili per te come per ognuno dei tuoi collaboratori. Occupati pertanto di dedicare tempo a condividerli con loro. Non dare per scontato che i tuoi collaboratori siano in grado di gestire in autonomia questo cambio di scenario.

Dall’oggi al domani ci siamo trovati tutti nella condizione di dover lavorare da casa e se per un imprenditore è difficile, per un collaboratore lo è ancora di più.

1) Individua le priorità

Per prima cosa devi avere una chiarezza cristallina su quali siano le cose più importanti alle quali dedicare tempo, energia e risorse. Avere un “sistema” per determinare quale siano queste attività è fondamentale sia per la tua produttività sia per la tua serenità.

Purtroppo questo principio, così semplice, spesso viene trascurato, soprattutto in giorni di grandi stravolgimenti come questi, dove è facile lasciarsi risucchiare da news, ma anche da chat, messaggi, notifiche, eccetera. In questo modo, perdere di vista quelle che sono le cose davvero importanti è facilissimo!

Per fortuna, poco tempo fa,  ho creato un webinar “Il Magico potere del trimestre” in cui ti guido, gratuitamente e passo dopo passo, ad individuare quali sono le cose più importanti per te in questo specifico momento.

Un lavoro che tiene conto non solo dell’emergenza di questo periodo, ma anche della prospettiva del risultato che vuoi ottenere nel medio/lungo termine.
Alla fine del webinar, che dura meno di un’ora, ti metto a disposizione, sempre gratuitamente, uno strumento, il Focalizzatore^®, che è il cuore del sistema di produttività personale e professionale di Intraprenditori.

Se non trovi un modo per capire che cosa è più importante (e per supportare i tuoi collaboratori nel fare altrettanto), corri il rischio di trascorrere gran parte del tuo tempo sulle urgenze, sulle priorità di altri o, semplicemente, sulla prima cosa che ti passa davanti. Non commettere questo grave errore!

2) Costruisci e proteggi il tuo spazio

Se vivi solo questo punto è semplice da implementare.

Se, invece, condividi, come me, la reclusione in casa con la tua famiglia o con altre persone devi assolutamente trovare il modo di dividere la tua vita professionale dalla tua vita personale.

Mentre ti scrivo sono chiuso nel mio studio, mentre mia moglie e i miei due bambini si dividono tra cameretta, soggiorno, cucina e giardino. Fortunatamente anche loro hanno attività da portare avanti, relative a lavoro e scuola, oltre ad una miriade di altri interessi. Nonostante questo, la tentazione di avere il papà in casa è forte e spinge i miei figli, ogni tanto, a fare delle incursioni nello studio. Con il passare dei giorni ho imparato a chiudermi a chiave quando sono in video conferenza per evitare che mi sbuchino alle spalle!

Prendo spunto da questo per dirti: trova uno spazio e battezzalo come il tuo spazio di lavoro.

Vignetta divertente diventata virale sui social

Se non hai l’opportunità di avere un’intera stanza, fai in modo almeno che ci sia un tavolo, una scrivania dedicata unicamente al tuo lavoro. Questo semplice accorgimento rende più semplice e più produttiva la tua attività.

Se hai difficoltà ad isolarti in una stanza tutta per te, dotati almeno di un sistema per isolarti all’interno dello spazio condiviso: sono sufficienti delle semplici cuffie, magari con un sottofondo musicale. Io per esempio utilizzo, quando lavoro su attività che richiedono alta concentrazione, Brain.fm che è un sito attraverso il quale lanciare basi musicali in grado di attivare i toni binaurali.

La musica oltre a migliorare la tua concentrazione, ti aiuta ad isolarti meglio. In alternativa a Brain, ogni tanto lancio alcune delle mie playlist preferite su Spotify, pertanto qualsiasi altro sottofondo può essere utile per attenuare i rumori esterni e favorire la tua concentrazione. Trova il tuo.

Altro aspetto molto importante nella costruzione del tuo spazio di lavoro è legato all’utilizzo di idonei strumenti tecnici.

Il kit base è composto da un computer che non richieda 10 minuti per avviare un file Word, un paio di cuffie con microfono, magari anche una webcam.
Ovviamente, oltre tutto questo, è fondamentale disporre di una buona connessione alla rete. Purtroppo in Italia non siamo attrezzatissimi su questo, ma devo riconoscere che la gestione di questa emergenza, da questo punto di vista di vista, sta andando meglio delle mie aspettative.

3) Costruisci e proteggi la tua routine

Per me non è indispensabile mantenere necessariamente gli orari che si avevano nel tradizionale luogo di lavoro. Ci può essere flessibilità da questo punto di vista. L’importante è che ogni componente del team, tu incluso, impari a costruirsi delle proprie routine, poiché le routine aiutano la produttività, rendono più semplice il lavoro e riducono il numero di decisioni da prendere.

Anche se spesso non ci prestiamo attenzione, ogni volta che siamo chiamati a prendere una decisione come “a che ora inizio a lavorare?” “da dove comincio?” consumiamo un po’ di forza di volontà. Forza di volontà che stiamo togliendo ad altre attività che magari ne necessiterebbero maggiormente.

Quindi, rendi più semplice la tua giornata, costruisci una o più routine che rendano più efficace il tuo lavoro, che riducano lo sforzo e ti donino maggiore focus e serenità.

• Decidi, una volta per tutte, quando inizia la tua giornata.
• Decidi, già il giorno prima, quale sarà la priorità dalla quale ripartirai.
• Fissa pause tra una sessione di lavoro e un’altra (io, solitamente, ogni 90 minuti di lavoro faccio una pausa di 10-15 minuti che, tra l’altro, diventa l’occasione per salutare e interagire con il resto della famiglia e, quindi, per mantenere più equilibrio all’interno della casa).
• Fai in modo di dedicare attenzione alla cura del tuo corpo: un po’ di esercizio fisico, acqua a volontà, pause per pasti leggeri e salutari che non diventino occasioni per riempirti di cibo fino allo sfinimento.
• Fai attenzione anche al tuo abbigliamento. Ritengo sia fortemente deleterio lavorare in pigiama. Ho avuto l’opportunità di confermare questa mia idea leggendo alcuni studi che dimostrano che restare in pigiama non predispone il cervello al picco di prestazione. Pertanto io, come se non fosse cambiato nulla, finita la mia routine del mattino, mi vesto come se dovessi andare in ufficio. Magari qualche volta mi concedo una felpa per una maggiore comodità (e per potermi spostare in giardino durante le pause per una partitella lampo a calcio con i miei figli), ma non resto mai in pigiama.

4) Elimina i lucignoli

Qui la tua attività si fa un po’ più difficile.
Innanzitutto, cosa sono i lucignoli? Ne ho già parlato nell’articolo “Alla ricerca del tempo perduto”: sono tutte quelle cose che ci distraggono e ci deviano dalla buona strada (come faceva Lucignolo con Pinocchio nella celebre novella di Collodi).

Purtroppo moltissimi di questi lucignoli sono legati ai dispositivi elettronici che sono i principali strumenti di lavoro per ognuno di noi. Praticamente ci diamo da soli in pasto al leone!

Allora quali sono gli accorgimenti che puoi mettere in atto per ridurre la forza ammaliatrice di questi lucignoli? Io ho eliminato tutte le notifiche dai miei dispositivi. Né il computer né lo smartphone squillano quando arriva un nuovo messaggio WhatsApp, un’email, una notifica da Facebook o da Skype. Nulla. Silenzio.
Questi strumenti interrompono la mia attività solo quando lo decido io.

L’unica eccezione è rappresentata, alcune volte, dal telefono.
Se sto facendo attività valore metto anche il telefono in modalità aereo, altrimenti i miei collaboratori sanno che se hanno bisogno con urgenza di comunicare con me quello è l’unico canale affidabile per farlo.

Il problema dei lucignoli digitali si sta acutizzando in questo periodo poiché non avendo l’opportunità di trascorrere tempo in uno spazio condiviso, molte conversazioni passano da altri canali (WhatsApp, Skype, Telegram, nei team più evoluti Slack o Twist o tante altre applicazioni che esistono sul mercato).

Il rischio è che queste conversazioni possano consumare tutta l’attenzione e l’energia del team. Sarebbe un errore che non possiamo permetterci di fare. Pertanto:

1. crea delle regole di accesso a questi strumenti
2. individua quali sono i canali ufficiali dedicati al lavoro (meglio averne solo uno).
3. riduci l’accesso a questi strumenti (puoi prevedere anche più spazi durante la giornata, l’importante è che tu non sia costantemente disturbato dai suoni delle notifiche).
4. individua il solo telefono come strumento di accesso immediato a te.

Ovviamente eliminare lucignoli, non significa eliminare le fonti di divertimento, tutt’altro! Il divertimento è una componente essenziale delle nostre vite. Cerca cose che ti fa piacere fare, che ti divertono e trova il modo di inserirle all’interno della tua routine perché sono un toccasana per il tuo benessere e per quello del team.

5) Mantieni il senso di “squadra” e fai in modo che il focus sia suoi risultati e non, semplicemente, sulle attività.

L’obiettivo di questo sistema è quello di mantenere un senso di squadra e fare in modo che la squadra continui a ottenere i risultati. In Intraprenditori abbiamo coniato un termine per definire questa cosa: “teamizzare”.

Teamizzare significa, appunto, trasformare un gruppo di persone in una squadra.
È parte della tua responsabilità da imprenditore fare in modo che ognuno dei componenti del tuo team si senta parte della squadra.

Se eri già attento a questo aspetto “prima”, all’interno di un luogo fisico di lavoro condiviso, adesso devi trovare il modo di continuare a farlo a distanza. Se facevi fatica “prima”, questa può essere l’occasione per cominciare a farlo perché, paradossalmente, può rivelarsi più semplice iniziare questo lavoro “a distanza”.

Questo è il principale motivo per il quale sostengo che per molti gruppi di lavoro questa emergenza potrà rivelarsi una grande opportunità. Cerchiamo, pertanto, di capire nella pratica cosa puoi fare.

I sistemi di gestione del team: i 5 livelli del lavoro distribuito

Matt Mullenweg è un imprenditore statunitense.
La sua azienda, Automattic, impiega quasi 1200 persone ed è nota per essere la creatrice del progetto “Wordpress”, una delle più importanti piattaforme al mondo, forse LA più importante, per la realizzazione di siti internet.

Mullenweg gestisce la sua squadra, da sempre, in modalità di lavoro “da remoto”. Anzi lui usa una definizione diversa: “lavoro distribuito”, poiché ritiene che la parola “remoto” richiami l’idea che esista un nucleo centrale e altre persone che, come satelliti, vi gravitano intorno. Per lui, invece, non esiste né deve esistere un luogo centrale rispetto ad un altro, ma tutti i luoghi hanno pari centralità e il lavoro è, semplicemente, “distribuito”.

Mullenweg ha anche individuato 5 diversi livelli di organizzazione per le aziende che lavorano in maniera distribuita. Sicuramente ognuno di noi può riconoscersi in uno di questi livelli.

Nessuna azione deliberata

Se sei a questo livello significa che non hai fatto nessuna azione volontaria per favorire il passaggio tra il lavoro tradizionale e quello “da remoto”.

Credo che sia la situazione in cui in tantissime imprese si trovano in questo momento: tutto è lasciato all’iniziativa del singolo. Ognuno cerca, in qualche maniera, di arrangiarsi con una telefonata, con un messaggio su WhatsApp, con qualche email, ecc.

Questo accade perché nella testa delle persone c’è l’idea che si tratti di una situazione temporanea: sicuramente lo è, ma purtroppo nessuno è in grado di dire con precisione “quanto” temporanea.

Il fatto che la si percepisca come una situazione fuori dall’ordinario, ci immobilizza e non ci consente di mettere in atto azioni deliberate in grado di migliorare produttività, capacità di creare squadra e capacità di raggiungere gli obiettivi preposti.

Ricreare online le stesse dinamiche da ufficio

Se sei a questo livello significa che stai cercando il modo di ricreare “a distanza” le stesse dinamiche che sei abituato a vivere “in ufficio”.  Ritengo che questa possa essere la situazione più diffusa tra coloro che leggeranno questo articolo.

L’idea di partenza è quella che ogni collaboratore ha degli orari di lavoro e dobbiamo, innanzitutto, fare in modo che siano rispettati anche in questo nuovo scenario.

Non è, tuttavia, solo una questione di orari.
Si stima che in media ogni lavoratore interagisca con i colleghi tra le 50 e le 60 volte al giorno. Trasferire questa dinamica nel lavoro a distanza richiede un massiccio utilizzo di quelli strumenti, già annoverati più volte in questo articolo, che comportano frammentazione del lavoro e scarsa produttività.

Ovviamente questo non va bene, ma purtroppo si tratta di una situazione spesso alimentata proprio dall’imprenditore che in questo nuovo scenario avverte una forte sensazione di mancanza di controllo.

Prima, magari, ti accontentavi di sapere che la persona era nella sua postazione di lavoro, da quell’ora a quell’ora, e anche se non entravi troppo nel merito di cosa stesse realmente facendo, quella presenza in qualche maniera ti tranquillizzava.

Ora, lavorando a distanza, questa forma di controllo viene meno e l’imprenditore va nel panico. Ho visto fare, in questi giorni, le cose più assurde: creazione di sistemi di rilevazione delle attività sui computer dei collaboratori, attività di spionaggio delle loro attività sui social, verifica maniacale dell’operatività negli orari tradizionali di lavoro, ecc. Tutte cose, forse è inutile ribadirlo, che abbattono lo spirito di squadra e che non incentivano la produttività, anzi la ammazzano.

Sono dinamiche che dobbiamo trovare il modo di sostituire. Sistemi che dobbiamo evolvere. Volendo fare un esempio è come quando è stata introdotta la radio e le prime trasmissioni non erano altro che la ripetizione di quanto accadeva nell’avanspettacolo: c’erano copioni e attori che in radio recitavano. Con il tempo ci si è resi conto che quella modalità non era più idonea per il mezzo “radio” e il sistema si è evoluto.

Tocca farlo anche a te.

Adattamento al mezzo

Se sei a questo livello significa che hai compreso le specificità di questo nuovo scenario e stai adattando la tua organizzazione di conseguenza, valorizzando l’utilizzo degli strumenti più adeguati.

Nota bene: in questo articolo, oltre qualche cenno qua e là, non sto facendo volutamente riferimento specifico agli strumenti da utilizzare. Questo perché, per me, non è mai una questione di strumenti. Non è importante quali siano, ma come li utilizzi. D’altra parte non è sufficiente, ad esempio, avere un pallone da calcio e una porta per diventare un calciatore di Serie A, dipende tutto da come quegli attrezzi vengono utilizzati.

A sostegno del lavoro a distanza esistono davvero tanti strumenti. Se hai esigenze specifiche, fammelo presente nei commenti,  in modo che possa condividere con te esperienza e conoscenze.

Per esempio, posso già dirti che per la  gestione dei progetti utilizziamo Asana. La maggior parte delle comunicazioni tra i componenti del team è, invece, veicolata attraverso Skype. In realtà questo strumento che aveva già mostrato segni di inadeguatezza, ora che l’attività è svolta in remoto per tutti i componenti del team sta evidenziando ancora di più le sue lacune e, pertanto, sto valutando strumenti alternativi, come Slack o Twist.

Ripeto, se vuoi discutere di questo utilizza i commenti o, ancora meglio, apri un post all’interno del Gruppo Facebook Intraprenditori. Ora torniamo a focalizzarci sui punti chiave.

Adattarsi a questo nuovo scenario significa anche cominciare a rendere più chiara ed efficace la tua comunicazione scritta, che nella maggior parte dei casi deve essere preferita a quella verbale.

A tal proposito è importante avere un luogo dove depositare e condividere materiali (documenti, fogli di calcolo, video e presentazioni). Questo luogo può essere Google Drive o Dropbox. Noi, fortunatamente, anche su questo eravamo già organizzati con un NAS, un hard disk fisico che funge da memoria condivisa, all’interno del quale depositiamo tutti i documenti che, in questo modo, sono accessibili a chiunque del team.

Anche alla luce di questo sento di dire che il Team Intraprenditori, come organizzazione, si trova in questo momento a livello 3.

Comunicazione asincrona

Se sei a questo livello significa che la tua organizzazione riesce a funzionare bene anche senza richiedere che tutti i componenti siano disponibili nello stesso momento.

Tra i vantaggi di questo livello c’è quello di poter sfruttare al meglio il potenziale di ognuno, perché ci sono persone che funzionano meglio la mattina presto e altre che, invece, carburano al meglio la notte.

Per funzionare correttamente questo livello necessita che ci sia estrema chiarezza nelle comunicazioni scritte tra i componenti del team.

A tal proposito questi sono i 3 elementi chiave di ogni comunicazione/delega:

1. spiegazione dettagliata del “da farsi” con indicazione chiara ed inequivocabile di quale debba essere il risultato finale che quell’attività deve produrre.
2. indicazione di una scadenza.
3. specificazione di quale sia il canale utilizzabile per sciogliere eventuali dubbi o perplessità.

Magari un esempio rende meglio l’idea.
L’ipotesi è che io voglia delegare al copywrtiter del mio team la scrittura di un’email. Ecco le informazioni che dovrò fornire:

“C’è da creare un’email, rivolta ai potenziali clienti, con l’obiettivo di guidarli verso la richiesta di consulenza gratuita. In allegato trovi alcuni spunti sui concetti “chiave” che mi piacerebbe fossero inseriti.
L’email deve partire entro le ore 12 di domani.
Se hai dei dubbi chiamami al mio numero di telefono tra le 14 e le 16.”

Se ogni delega venisse strutturata in questo modo, si ridurrebbero gli scambi di messaggi, le interruzioni, il contraddittorio (che in altri momenti può rivelarsi molto importante) e il tutto potrebbe tranquillamente essere svolto in maniera asincrona.

Un ulteriore vantaggio della comunicazione asincrona che voglio evidenziare è che riduce le implicazioni emotive. Se non comunichiamo in diretta, smorziamo i toni emozionali che condizionano enormemente la comunicazione, rendendola più difficile e allungandola oltremodo. Se non devo risponderti in maniera tempestiva, ma posso far “decantare” la mia risposta, probabilmente riuscirò ad eliminare i condizionamenti emozionali e a guardare la questione da un punto di vista un po’ più distaccato ed oggettivo.

Nirvana

Se sei a questo livello significa che la tua organizzazione è in grado di lavorare così bene da remoto da preferire in maniera deliberata questa modalità a quella di lavoro tradizionale.

A questo livello, infatti, il luogo fisico diventa più un limite che un’opportunità.

Ora, al di là che tu voglia davvero mai arrivare a questo quinto livello, ci sono cose che puoi fare, come squadra, per facilitare il passaggio a questa nuova modalità di lavoro.

Alcune le avrai sicuramente tratte da quanto letto finora.
Ecco gli ultimi due suggerimenti pratici riferiti alla creazione di sistemi di squadra.

• Crea e condividi, una volta al giorno, il tuo report.

  Se il tuo team di lavoro è molto ampio, condividi questo sistema con i collaboratori più stretti, ma chiedi loro di fare altrettanto, a cascata, con i loro collaboratori più stretti. Questo sistema, che può tranquillamente essere asincrono, richiede che ogni persona, imprenditore incluso, quando inizia la propria giornata di lavoro condivida tre punti:

  A) Cosa ha fatto nella giornata precedente.
  Non un semplice elenco di attività svolte, non deve essere necessariamente così dettagliato. Deve piuttosto essere una condivisione dei risultati raggiunti, delle piccole e grandi vittorie, di informazioni che potrebbero essere utili anche ad altri elementi del team.

  Esempio: ho tranquillizzato il cliente Tizio su quella situazione, ho chiuso 2 nuovi contratti, ho gestito questa problematica, ecc.

  Questa condivisione asincrona, una volta al giorno, evita che si vada inutilmente ad alimentare lo scambio di messaggi durante la giornata, che, di conseguenza sarà riservato alle comunicazioni più urgenti, quelle che vanno condivise “in tempo reale” perché strettamente incidenti sulle attività di altri colleghi.

  Allo stesso tempo, però, tutti devono sapere che, una volta al giorno, devono trovare il tempo per guardare i report degli altri perché lì è raccontata, giorno dopo giorno, la storia dell’azienda, la sua evoluzione.

  B) Le proprie priorità del giorno.

  Il secondo punto del report è rappresentato dalle attività del giorno, in ordine di priorità. L’ideale sarebbe che ogni componente del team fosse in grado di far emergere oltre all’attività, il risultato che la stessa deve generare

  Esempio: NON chiamare il cliente Pippo, Ma fare in modo che Pippo confermi il suo appuntamento telefonico di domani

  Nessun imprenditore può permettersi di valutare unicamente l’impegno dei propri collaboratori. Occorre che il lavoro di ognuno sia riconducibile, direttamente o indirettamente, a dei risultati.

  Ecco perché è importante che nel report siano indicate le priorità della giornata E ANCHE i risultati queste priorità devono produrre. Ancora meglio sarebbe se, tali risultati, fossero riconducibili ai KPI aziendali.

  Mi rendo conto che se non hai mai lavorato con i KPI, questo passaggio possa rivelarsi particolarmente ostico. Credo, tuttavia, che questo sia un momento fantastico per iniziare a lavorare sugli indicatori chiave delle prestazioni del tuo team. Probabilmente da soli è un po’ dura, ma questa è una delle cose che possiamo vedere insieme se hai voglia di farlo.

  C) Eventuali ostacoli o richieste di aiuto.

  Questo è il punto del report nel quale fare emergere difficoltà ed ostacoli o richiedere supporto agli altri componenti del team. Da questo input si può partire per creare dei rapidi confronti, magari solo coinvolgendo un’altra persona o un micro-gruppo oppure, se la questione non riveste carattere di grande urgenza, può diventare punto all’ordine del giorno per la riunione settimanale (di cui ti parlo tra un… rigo!).

• Tieni una riunione da 60/90 minuti una volta alla settimana
  Anche questo è un sistema che, in caso di aziende numerose (oltre 7 o 8 membri), deve coinvolgere solo il team dei collaboratori più stretti.

  Almeno una volta alla settimana fissa con loro una riunione la cui durata oscilli tra i 60 e i 90 minuti. Fai in modo di avere anche un contatto visivo con i membri del team, in modo da verificare come stanno (tante volte uno sguardo può dirti dell’altra persona cose che la sola voce non è in grado di dirti).

  La riunione settimanale serve a revisionare l’attività della settimana precedente e pianificare la successiva.

  Io ho una precisa modalità di gestione di questo tipo riunione che non cambia se condotta in presenza o a distanza.Se tu non hai un tuo modello di gestione di questo tipo di riunione e ti piacerebbe approfondire il mio, segnalamelo, magari potrei dedicargli un apposito articolo.

Bene, mi auguro che questo articolo ti abbia fornito spunti utili per migliorare l’organizzazione del tuo team e che l’abbia fatto a livello di “sistemi” e non di semplici “trucchetti” che si dimenticano dopo qualche giorno.

So perfettamente che questo lavoro è solo una parte di un lavoro più ampio che riguarda la sistematizzazione del tuo business. Un lavoro che richiede la creazione di procedure, l’individuazione di KPI, l’attribuzione di ruoli e mansioni e tutta una serie di attività che normalmente l’imprenditore fatica a fare da solo.

Per questo voglio ricordarti che la sistematizzazione del tuo business è un lavoro che possiamo tranquillamente impostare e iniziare a fare nei 90 giorni della nostra Masterclass “Intraprenditori UP!”: fissiamo un obiettivo e lavoriamo insieme, fianco a fianco, con me e con il mio team, per raggiungerlo.

Il tuo obiettivo può riguardare l’organizzazione aziendale, i sistemi del tuo business oppure obiettivi legati ad ambiti diversi della tua impresa come il marketing o la vendita.

In questo periodo di emergenza tanti mi chiedono di lavorare sulla gestione dell’emergenza e io sono ben lieto di poter dare il mio contributo nel momento in cui mi rendo conto che il nostro lavoro assieme è in grado realmente di produrre i risultati auspicati per te e per il tuo business.

Per questo, l’unico modo per iniziare a lavorare assieme è richiedere una prima consulenza gratuita attraverso la quale valutare le tue esigenze, assieme ad uno dei coach Intraprenditori. Solo nel momento in cui noi saremo sicuri di poterti essere utili e tu ci dimostrerai di voler passare davvero all’azione, solo in quel caso, cominceremo a lavorare insieme!

Verso il tuo livello successivo!

P.S. Se hai trovato utile questo articolo fammelo sapere.
Se trovi che possa essere utile anche ad altri imprenditori, condividilo!

La Master Class Intraprenditori UP è il percorso di implementazione in 90 giorni per imprenditori in cui mettere in pratica sotto la nostra guida le azioni per portare il tuo business al suo livello successivo.

Se vuoi essere affiancato da me e dal mio Team in questo lavoro, scopri i dettagli sulla Master Class Intraprenditori UP e invia la tua candidatura: