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Le 3 V: un sistema avanzato di gestione del tempo per imprenditori


Ti capita mai di essere continuamente affaccendato e tuttavia renderti conto a fine giornata di non aver concluso realmente un granché?

Il tempo è il tuo patrimonio più prezioso! Più del denaro, della tua squadra, dei tuoi clienti. Per questo non puoi permetterti di utilizzarlo male o dedicarlo ad attività improduttive.

Non sei un lavoratore dipendente. Non sei nell’economia dell’Impegno.
Sei un imprenditore. Sei nell’economia dei Risultati.

E quindi hai assolutamente bisogno di un Sistema che sia in grado di trasformare il tuo tempo nei migliori risultati possibili.

A questo sistema avanzato di gestione del tempo, specifico per imprenditori, ho dato il nome di “Sistema delle 3V del Tempo”.

Dico che è un sistema specifico per imprenditori perché in quanto tale tu hai – o almeno dovresti avere – la possibilità di gestire il tuo tempo e di organizzarti in maniera un po’ più libera e un po’ più autonoma rispetto, per esempio, ad un dipendente, e di decidere se una determinata attività la devi fare in un giorno oppure in un altro.

Quello delle “3V” è un sistema che io stesso utilizzo e che è frutto di anni di assidua ricerca e pratica dei più svariati metodi di gestione del tempo; diversi clienti che mi seguono da anni lo utilizzano con successo perché è estremamente efficace e ti mette nelle condizioni di fare quelle cose che sono veramente importanti e possono determinare la crescita e lo sviluppo della tua attività.

Questo metodo è ispirato agli insegnamenti di uno dei miei mentori, Dan Sullivan, un business coach canadese presidente e fondatore di Strategic Coach. Attraverso la pratica ed il confronto con alcuni clienti ho perfezionato, cambiato e adattato il suo metodo alle necessità dell’imprenditore italiano ed ora te lo propongo con l’auspicio che possa darti la chiave di volta per uscire dalla morsa del tempo in cui ti senti perennemente stretto.

Prima di entrare nel vivo del sistema delle “3V del tempo”, lasciami fare una breve premessa sul perché è importante gestire il tuo tempo di imprenditore.

Innanzitutto “gestire il tempo” è un’espressione molto comune, ma che in realtà nasconde un errore di fondo: quello che puoi gestire non è il tempo, ma TE STESSO all’interno del tempo.

Gestirti meglio all’interno del tempo parte dal riconoscere che non tutte le cose hanno la stessa importanza e quindi dalla consapevolezza che:

Individuare le cose importanti è sempre la cosa più importante da fare.

Sembra un gioco di parole, ma in realtà è un principio sacrosanto sul quale ti invito a fare delle profonde riflessioni. Come sempre ti suggerisco di non limitarti semplicemente ad assorbire quello che io ti sto trasferendo, ma a passare immediatamente all’azione, in questo caso interrogandoti prepotentemente su quali sono le attività importanti all’interno del tuo business, quelle sulle quali assolutamente devi mettere il tuo focus, le tue energie, il tuo tempo, la tua attenzione.

Ti do qualche indizio per aiutarti ad individuare le attività realmente importanti per il tuo business.

  • Innanzitutto sono tutte quelle attività che ti mettono nella condizione di creare valore per te. Ricorda sempre che il tuo business è quel veicolo che deve portare la tua vita da dove sei ora a dove vuoi andare.
  • Poi sono quelle attività che ti mettono nella condizione di creare valore per i tuoi collaboratori. Perché fare business è uno sport di squadra e quindi è importante che i tuoi collaboratori ricevano valore da quello che fate.
  • E ancora sono quelle attività che ti mettono nella condizione di creare valore per la tua tribù. Infatti, la tua tribù di clienti ti sceglie proprio per la tua capacità di portare una trasformazione nelle loro vite (se vuoi approfondire questo argomento leggi l’articolo “Creo valore vero”)
  • Infine, sono quelle attività che ti mettono nella condizione di creare valore per i tuoi partner d’affari.

Quindi ricapitolando,

PRIMO INDIZIO:
Le attività realmente importanti per il tuo business sono quelle attività con cui crei valore per te, per i tuoi collaboratori, per la tua tribù e per i tuoi partner d’affari.

Se è vero che devi concentrarti sul produrre valore, è anche vero che fin quando focalizzi la tua attenzione soltanto su questo, e quindi sul prodotto o sul servizio che eroghi, e non ti impegni a capire come quel prodotto o quel servizio possano essere venduti ai tuoi clienti, stai compromettendo i risultati che il tuo business potrà ottenere.

Va bene creare valore, ma poi devi concentrarti anche nel capire come puoi trasformare quel valore in denaro che entra nella tua attività.

Quindi,

Secondo indizio:
Le attività realmente importanti per il tuo business sono quelle attività attraverso le quali trasformi il valore che produci in ricavi.


Proviamo a fare degli esempi:

  • tutte quelle attività attraverso cui lavori sulla strategia e ti fermi a pianificare lo sviluppo della tua attività. Il pensiero strategico è un’attività assolutamente in capo all’imprenditore, è difficilissimo delegarla, quindi hai bisogno di riservarti del tempo per questo.
  • tutte le attività attraverso cui lavori sui prodotti e servizi che impattano maggiormente sui risultati del tuo business. Se non tutte le attività hanno la stessa importanza, hai bisogno di dedicare più tempo alle attività che riguardano i prodotti e servizi su cui hai più margine, o che sono maggiormente graditi dal tuo pubblico.
  • tutte le attività di marketing e di vendita. È importante comprendere che l’attività di produzione, quella in cui ti concentri sul prodotto o servizio, è solo una parte del tutto. Ci sono altri pilastri fondamentali del business tra cui appunto il marketing e le vendite che ti mettono nelle condizioni di capitalizzare quel lavoro che hai fatto sulla produzione e trasformarlo in ricavi.
  • tutte le attività legate alle relazioni che puoi instaurare con i clienti, con i collaboratori, con i tuoi partner d’affari. Tante volte mi hai sentito parlare di referral marketing, ma come puoi fare referral marketing se prima non dedichi del tempo ad individuare e costruire delle relazioni con quelli che vuoi diventino i tuoi partner? Semplicemente non si può! Fare delle proposte di collaborazione a freddo non funziona, se vuoi creare una partnership devi gettare le basi di una relazione nel tempo.
    In questo articolo ti ho parlato del “Cerchio della Fiducia” che ti permette di farti conoscere, apprezzare e di ottenere la fiducia dei tuoi clienti; beh, funziona così anche con i partner, anche loro hanno bisogno di conoscerti, apprezzarti e fidarsi di te. Finché non dedichi del tempo specifico a queste attività è chiaro che farai fatica a creare delle relazioni solide.

Ecco, queste sono alcuni esempi di attività valore. Quello che ti invito a fare è di individuare le tue specifiche attività valore, quelle che influiscono in maniera più importante sui risultati del tuo business.

Se fai fatica ad individuarle, il posto giusto per poterci lavorare con noi è la MasterClass Intraprenditori UP, il percorso in 90 giorni in cui affianchiamo un piccolo gruppo di imprenditori, massimo 25, nel portare il loro business al livello successivo.

Adesso che conosci le tue attività valore, hai bisogno di mettere in agenda del tempo da dedicarvi.

Se è vero che l’errore più frequente che puoi fare è di considerare tutto quello che fai della stessa importanza e di lasciarti guidare dalle abitudini o dalle urgenze,
il secondo errore più frequente che puoi fare è che, pur avendo individuato le attività più importanti, non riesci a dedicare ad esse del tempo per via di urgenze sopravvenute che distolgono la tua attenzione.

Ed è proprio in questo che ti viene in soccorso il sistema delle “3V del tempo” di cui adesso ti fornisco una dettagliata illustrazione.

Il sistema delle “3V del tempo” nasce da un principio guida: dedicare alle attività valore alcune specifiche giornate all’interno della settimana.

Mi sono reso conto che è molto più efficace dedicare delle intere giornate alle attività valore, magari mettendone insieme 2 o 3 da svolgere, piuttosto che pensare di incastrare queste attività così importanti all’interno di giornate normali nelle quali sei costantemente richiamato dalle urgenze, dalle tue abitudini, dai collaboratori che richiedono il tuo intervento, dai clienti che ti cercano.

Io le chiamo “giornate valore”, perché appunto sono interamente dedicate alle attività valore.

Oltre alle giornate valore nel sistema delle “3V” esistono altri due tipi di giornate: le “giornate vacanza” e le “giornate volume”.

Ora tu mi dirai: “Ma come, Andrea, sto cercando di capire come portare il mio business al livello successivo e tu mi parli di fare vacanza?”

Ebbene sì perché non sei dotato di energie illimitate e la vacanza è un presupposto essenziale per realizzare delle prestazioni di altissimo livello.

La vacanza, al contrario di quello che pensi, non è la ricompensa che ottieni dopo aver profuso il massimo sforzo nel business, bensì il presupposto essenziale perché tu possa profondere tale massimo sforzo.
Il riposo viene sempre prima della prestazione e lo dimostra il fatto che gli atleti prima delle gare facciano riposo.

Proprio per l’importanza di ricaricare le energie fisiche e mentali, ti dico un’altra cosa, che ti sembrerà ancora più strana: le giornate vacanza vanno messe in agenda prima di tutte le altre.

Quest’anno ho fissato le mie giornate vacanza con un anticipo di 12 mesi ed è quello che invito anche te a fare.
È chiaro che nell’arco dell’anno possono esserci dei cambiamenti che ti porteranno, magari, a ritoccare i tuoi piani, ma mettere in agenda le giornate vacanza prima di tutto serve a garantirti una regolarità nel ristoro delle tue energie.

Per alcuni fare almeno un giorno di vacanza a settimana sembrerà scontato, ma ti assicuro che sono tantissimi gli imprenditori – ed io tra loro all’inizio della mia carriera – che lavorano 7 giorni su 7; magari fanno anche altro ma si occupano del loro business 7 giorni su 7, quando invece almeno una giornata dovrebbe prevedere un distacco completo dalle attività lavorative.

Concediti un riposo dal lavoro di almeno un giorno, meglio se due, meglio ancora se consecutivi.

Stacca totalmente, disconnettiti, non pensare al lavoro. Cerca di dedicare tempo allo svago, agli altri, ai tuoi interessi, alle persone care, a coltivare la tua forma fisica o le relazioni. Anche nelle tue letture prediligi libri che non parlano di business.

Questo non soltanto ti farà bene a livello psicofisico, ma migliorerà le tue prestazioni nel business. Io per primo noto che è proprio nelle mie giornate vacanza che ho le migliori intuizioni, anche se non penso in maniera volontaria al mio business.

Se le “giornate valore” sono quelle in cui ti dedichi alle attività più importanti per il tuo business e le “giornate vacanza” sono quelle in cui stacchi completamente dal business, inevitabilmente le “giornate volume” sono quelle in cui ti occupi di tutto il resto, di quelle attività che non sono determinanti per far crescere il tuo business ma che ti tocca fare.

Le “giornate volume” si possono considerare preparatorie rispetto alle giornate valore e vacanza, in quanto “fai il lavoro sporco” e ti occupi di tutte quelle attività che assorbono tempo (time-consuming) senza incidere in maniera importante sui risultati.

Adesso che conosci le 3V del tempo, Valore-Vacanza-Volume, c’è un simpatico esercizio che puoi fare per monitorare oggi come consumi il tuo tempo.

Si chiama “lo specchio del tempo” e consiste nel prendere nota per alcuni giorni, almeno una settimana, di tutto ciò che fai. Questo ti permette di avere una visuale completa di quali attività svolgi e di quanto tempo impieghi in ciascuna di esse, ti dà l’idea esatta di come utilizzi quel tempo che a fine giornata sembra essere “volato”.

Lo “specchio del tempo” è un esercizio che propongo di fare come prima cosa a tutti gli imprenditori che iniziano la MasterClass Intraprenditori UP perché prima di iniziare tutti loro si chiedono dove troveranno il tempo di lavorare sul business assieme a noi, ma subito dopo aver fatto questo esercizio emergono sprechi di tempo e attività inutili a cui vengono dedicate ore intere; questo permette immediatamente di capire quali attività improduttive eliminare, delegare o fare diversamente per liberare tempo da dedicare alla crescita del business.

Se per alcuni giorni proverai anche tu a compilare lo “specchio del tempo” è molto probabile che ti troverai di fronte ad uno scenario molto simile: ti stupirai di quante poche cose importanti hai fatto alla fine di una giornata, nonostante la tua sensazione sia di essere stato continuamente impegnato.

È molto probabile che tu scopra che nella tua agenda settimanale ci sono solo “giornate volume”, perché alle attività valore non riesci ad arrivarci mai e al riposo ti dedichi poco e male. Questa è una consapevolezza importante perché ti spinge subito a invertire la rotta.

Quello che ti invito a fare adesso, come di consueto, è di non fermarti alla lettura di questo articolo , ma di fermarti a capire come puoi trasformare quello che hai letto in azioni concrete. Fin quando non trasformi in azioni concrete quello che apprendi attraverso la formazione stai soltanto sprecando tempo.

  • Parti dal compilare il tuo specchio del tempo per avere consapevolezza di come impieghi le ore della tua giornata. Fallo per minimo 3 giorni, meglio se per una settimana.
  • Scegli di cambiare questa rotta ed individua le attività che incidono maggiormente sui risultati del tuo business, utilizzando le indicazioni che trovi all’inizio di questo articolo.
  • Adesso fissa nel tuo calendario settimanale o mensile le giornate che intendi dedicare al riposo (le tue “giornate vacanza”), poi segna le giornate che intendi dedicare alle attività valore che hai individuato (le tue “giornate valore”), infine segna le giornate restanti come “giornate volume” in cui fare tutto il resto.

A questo punto una delle domande che mi viene rivolta è:

“Ho iniziato ad utilizzare il Sistema delle 3V del Tempo, ma nei giorni in cui ho fissato le mie giornate valore, capitano degli imprevisti (un cliente che mi viene a trovare, i collaboratori che hanno un problema, ecc) e mi sballa tutto”

È qualcosa che può succedere se lasci te stesso alla mercé del caso.

Quando crei le tue attività valore, invece, se vuoi essere sicuro di portarle a termine, hai bisogno di fare due cose: proteggere il tuo tempo e proteggere il tuo spazio.

Proteggere il tuo tempo significa fissare in agenda il tempo da dedicare ad una specifica attività valore e trattarlo con la stessa importanza di un appuntamento con un cliente.

Proteggere il tuo spazio significa crearti un ambiente protetto nel quale dedicarti alle attività importanti, informare i tuoi collaboratori di non disturbarti, disconnetterti da tutto ciò che può provocare distrazione e perdita di focus.

In definitiva…non ci sono scuse! 😀

Allora buttati a capofitto nell’applicazione di questo sistema di gestione del tempo specifico per imprenditori e fammi sapere nei commenti come sta andando.

Condividi le scoperte che hai fatto compilando il tuo “specchio del tempo” e quali sono le attività valore che hai individuato; sono felice di leggerti!

Per il momento ti saluto con il mio consueto augurio:

Pensa in grande, pensa a lungo termine,
agisci in fretta, agisci con intensità!

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Andrea Lagravinese

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